Planejamento trabalhista em condomínios: importância, erros comuns e dicas práticas

Um condomínio funciona como uma empresa, e possui seus funcionários. Estes precisam ter carteira assinada, com remuneração, férias e demais direitos trabalhistas.

No contexto do condomínio, a organização trabalhista é uma das mais importantes.

Em 2024, foram ajuizados dois milhões de novos processos na Justiça do Trabalho. É o maior número desde a aprovação da reforma trabalhista, em 2017, pelo governo de Michel Temer (MDB), e representa a retomada de patamares anteriores.

Zeladores, porteiros, faxineiros, auxiliares, dentre outros profissionais contratados diretamente, ficam sob o regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e, consequentemente, de obrigações legais, sob pena de sofrer sanções penais e administrativas.

O responsável direto pelo planejamento trabalhista para condomínios é o síndico, e é importante que ele tenha atenção redobrada a uma área tão sensível quanto a de gestão trabalhista.

Neste artigo, a Ruggeri & Rosa te ajudará a entender como estruturar o seu planejamento trabalhista condominial para a segurança financeira, judicial e administrativa do condomínio, além de reduzir custos e evitar passivos.

Planejamento trabalhista para condomínios: quais vínculos são possíveis?

Condomínios edilícios, residenciais ou comerciais, podem manter vínculos empregatícios de três tipos:

1. Contratação direta

Funcionários com vínculo empregatício CLT, como: porteiros, faxineiros, zeladores, jardineiros, auxiliares de manutenção.

O condomínio é o empregador, e deve seguir todas as obrigações trabalhistas: assinar carteira, pagar encargos, controle de jornada de trabalho, fornecimento e Equipamentos de Proteção Individual, dentre outros.

2. Prestação de serviços terceirizada
   

Neste caso, o condomínio realiza a contratação de uma empresa para prestação de serviços, sendo os mais comuns para esse tipo:

• segurança;

• portaria; e

• limpeza.
  

Assim, a responsabilidade trabalhista maior fica com a prestadora do serviço. Entretanto, o condomínio pode ser responsabilizado de maneira subsidiária caso haja irregularidades trabalhistas.

São esses 2 tipos de vínculos possíveis em condomínios, e o planejamento trabalhista deve considerar os dois.

Síndico remunerado

O síndico não possui vínculo empregatício, mesmo que receba remuneração (em dinheiro ou por isenção de taxa).

Quando sua atuação está pautada nos limites do Código Civil e da Convenção de Condomínio, o síndico é considerado mandatário da coletividade condominial, e não um funcionário.

Por enquanto, tudo muito claro. Então, qual é o desafio do Planejamento Trabalhista para Condomínios?

Confira a seguir os principais erros nessa área da gestão de condomínios.

Principais erros cometidos na gestão trabalhista de condomínios

Questões judiciais voltadas à esfera do trabalho em condomínios não são raras, mas poderiam ser facilmente evitadas com planejamento e assessoria de qualidade.

Quais são os erros mais comuns?

Contratação informal

Contratar sem assinar carteira ou sem contrato é um dos grandes equívocos em planejamentos trabalhistas para condomínios.

Em hipótese alguma se pode negligenciar a formalidade da relação de trabalho.

Mesmo havendo acordos verbais, é necessário formalizar o vínculo empregatício e permitir que o empregado tenha acesso a todos os seus direitos.

A ausência de registro fere diretamente o art. 29 da CLT e expõe o condomínio a ações trabalhistas (cobrança retroativa de direitos como férias, 13º, FGTS e outros).

Acúmulo de funções sem compensação

O contexto condominial é amplo e às vezes ocorre de um funcionário exercer tarefas distintas.

Um porteiro, ocasionalmente, pode realizar atividades de limpeza ou manutenção. Entretanto, isso não é uma atribuição do seu cargo e, se não for prevista no contrato original, caracteriza-se como acúmulo de funções.

O acúmulo de funções deve ser reconhecido formalmente, consentido pelo trabalhador,

e compensado proporcionalmente (remuneração).

Quando o síndico elabora a descrição dos cargos e funções, esse detalhamento precisa esclarecer perfeitamente as atribuições dos colaboradores, evitando ambiguidades que possam abrir para litígios futuramente.

E, novamente, se for preciso ampliar responsabilidades e atribuições do trabalhador, é recomendado:

• atualizar o contrato de trabalho;

• avaliar a necessidade de reajuste salarial proporcional;

• registrar a alteração de maneira formal e com a concordância do empregado.
  

Falta de controle de jornada

Tão importante quanto a formalização do vínculo e o cuidado com o acúmulo de funções é o controle adequado da jornada de trabalho dos funcionários do condomínio.

O artigo 74 da CLT estabelece que organizações com mais de 20 trabalhadores devem manter controle manual, eletrônico ou mecânico da jornada dos seus colaboradores — o conhecido “ponto”.

Mesmo que o condomínio não alcance essa quantidade de funcionários, recomenda-se fortemente a adoção do controle de ponto, como medida de segurança jurídica.

Isso é importante porque o condomínio, eventualmente, precisará comprovar que:

• o funcionário não realizou horas extras;

• houve fruição integral de intervalos;

• o trabalhador desempenhou suas funções dentro dos limites legais (art. 58, CLT).

Isso porque, se o empregado entra com um processo judicial contra o condomínio, os horários alegados por ele tendem a ser presumidos como verdadeiros (jurisprudência pacífica do TST).

Dessa forma, recomendamos:

• utilização de sistemas de ponto (relógio eletrônico, livro-ponto ou aplicativo);

• guarda dos registros por pelo menos 5 anos;

• orientação regular dos funcionários quanto aos horários e limites legais.

  
  

Inobservância das normas de segurança e medicina do trabalho

Negligenciar as normas de saúde e segurança do trabalho no condomínio pode gerar responsabilização direta e ações judiciais com grande impacto financeiro.

A CLT, no artigo 157, estabelece ao empregador a obrigação de cumprir e fazer cumprir normas de segurança, higiene e medicina do trabalho.

A portaria nº 3.214/1978, do Ministério do Trabalho, estabelece as Normas Regulamentadoras (NRs), complementares à lei, e que devem ser seguidas por todos os empregadores.

Assim, deixar de fornecer Equipamentos de Proteção Individual (EPIs), faltar ao exame admissional ou periódico, deixar de fornecer treinamentos específicos para as tarefas de alto risco, ou improvisos em trabalhos técnicos, limpeza de altura, etc., sem realizar análise de risco, são descumprimentos passíveis de ações legais.

Então, quanto à inobservância das normas de segurança e medicina do trabalho, o condomínio deve:

• fornecer EPI’s adequados e guardar os recibos de entrega;

• garantir a realização de exames médicos (admissionais, periódicos, demissionais);

• promover treinamentos exigidos;

• documentação de todas as ações de prevenção adotadas.
  

Todos esses descumprimentos são perigosos para a saúde jurídica e financeira do condomínio, e portanto esses pontos devem sempre ser revistos pelo síndico.

Agora, vejamos quais os riscos jurídicos para o condomínio no caso de infrações.

Quais os riscos jurídicos para o condomínio?

Uma má gestão trabalhista coloca o condomínio (e o síndico) em diversos riscos jurídicos e financeiros.

• Reclamações trabalhistas são comuns, e podem levar ao pagamento de horas extras, adicionais, indenizações e verbas rescisórias.
  

• Responsabilidade subsidiária, quando há terceirização irregular, descumprimentos pela prestadora, e falta de observância pelo síndico (Súmula 331/TST).
  

• Multas por parte da Auditoria Fiscal do Trabalho.
  

• Desorganização financeira, com impacto no rateio condominial.
  
  

Por que o síndico pode ser responsabilizado civilmente?

De acordo com o artigo 1.348 do Código Civil, compete ao síndico:

“(...)

II – representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou

fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;

(...)

IV – cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembléia;

V – diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;”

Junta-se à isso o artigo 927 do mesmo código, que versa:

“Aquele que, por ato ilícito, causar dano a outrem, fica obrigado a repará-lo.”

Dessa forma, o síndico, como representante legal do condomínio, responde civilmente por omissões ou condutas negligentes ou imprudentes, venham a causar danos ao condomínio ou a terceiros.

São os erros que citamos anteriormente: descumprimento de normas, irregularidades no processo de contratação, falhas de fiscalização, negligência com a saúde e segurança do trabalho, etc.

Nesses casos também pode haver responsabilização judicial, dependendo da gravidade da conduta do síndico e dos prejuízos gerados a partir dela.

Como estruturar um bom planejamento trabalhista no condomínio

Viu como cada detalhe importa?

O planejamento trabalhista do condomínio é crucial porque existem todos esses pontos que devem ser cuidados pelo síndico.

Assim, é preciso um procedimento para alinhar e revisar todas as obrigações trabalhistas do seu condomínio. Esse processo deve incluir:

1. Levantamento e diagnóstico das necessidades reais;
   
   

2. Descrição de cargos;
   
   

3. Rotina documental;
   
   

4. Fiscalização contínua (empresas terceirizadas);

5. Suporte jurídico à disposição.

Além disso, o síndico deve decidir que tipo de contratação (direta ou terceirizada) é mais adequada para o serviço que se deseja, sabendo que existem diferenças quanto à responsabilidade direta, fiscalização, e custos.

Dicas práticas para síndicos e gestores

Veja agora algumas dicas de práticas simples para reforçar a sua segurança jurídica na gestão trabalhista do teu condomínio:

• Contratos atualizados com revisão por advogado: os de funcionários e os de empresas terceirizadas;
  

• Registros dos atos administrativos: deixar sempre documentado e guardado qualquer registro como advertência, treinamentos fornecidos, entrega de EPIs, etc. Recolha as assinaturas necessárias e deixe sempre organizado.
  

• Atualize-se sobre convenções coletivas de trabalho: que são os acordos entre sindicatos; estes podem prever direitos além dos já previstos na CLT.
  

• Rotina periódica de reuniões com o assessor jurídico e a contabilidade: para garantir decisões acertadas e juridicamente seguras.

Essas práticas são cuidados essenciais na rotina da gestão trabalhista condominial, evitam litígios e promovem uma administração confiável e sem sustos.

Conclusão

A gestão trabalhista condominial é uma área complexa e bastante sensível da administração de condomínios.

Nesse contexto, os detalhes importam muito. Portanto, é preciso ter um procedimento válido, como passo-a-passo para contratação, rotinas de fiscalização e revisão, além de instrumentos eficientes para ponto e assessoria jurídica especializada.

Prevenir problemas trabalhistas no condomínio é fundamental para garantir os direitos dos trabalhadores e proteger o condomínio de litígios e perdas financeiras.

Assim, o síndico também se protege de questões judiciais e torna-se reconhecido e valorizado pelos trabalhadores, empresas e moradores.

Se você precisa de assessoria jurídica especializada para o seu condomínio, fale conosco!

A Ruggeri e Rosa tem mais de 25 anos de experiência, e presta suporte completo na área trabalhista, desde a prevenção até a resolução de litígios.